Digitalisierung bei NGOs

„Non-Profit-Organisationen müssen hocheffizient arbeiten, um in einem Krisengebiet humanitäre Hilfe zu leisten oder mit Projekten der Entwicklungszusammenarbeit beispielsweise die medizinische Betreuung oder die Trinkwasserversorgung zu verbessern“, erklärt Reimund Reubelt, erster Vorstand von Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V., der Konstanzer Organisation für Menschenrechte, humanitäre Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit. „Wir konnten unsere Effizienz noch weiter steigern, indem wir die Prozesssteuerung weitgehend digitalisiert haben“. Weltweit arbeiten die Mitarbeitenden der NGO mit der digitalen Dokumentenmanagement-Plattform DocuWare. Dank Cloud-Zugang ist der Zugriff auf Arbeitsdokumente möglich – sowohl im Homeoffice als auch aus den entlegensten Winkeln der Welt. Ob im kenianischen Nairobi oder im armenischen Eriwan – von überall kann gemeinsam und zeitgleich an Projekten gearbeitet werden. Zudem unterstützt DocuWare eine Vielzahl interner Arbeitsabläufe. „Das System übernimmt durch automatisierte Workflows eine wichtige Funktion in der Prozesssteuerung“, erläutert Reubelt. „Das entlastet unsere Verwaltung, und außerdem wird die konsequente Einhaltung von Verfahrensstandards sichergestellt.“
Die Einführung des Systems und seine Anpassung an die Organisationserfordernisse erfolgten mit Hilfe der IT-Beratungsexperten von C.O.B aus Esslingen. Carola Orszulik, C.O.B-Geschäftsführerin, ist überzeugt: „Die  Einführung von DocuWare Cloud bei Hoffnungszeichen ist ein Best-Case-Beispiel für gelungene Digitalisierung in der NGO-Branche.“

Hoffnungszeichen engagiert sich weltweit mit rund 70 Projekten pro Jahr in ca. 20 Ländern. Dabei sorgt das Dokumentenmanagement-System für optimierte Prozessabläufe – etwa beim Einkauf und der Rechnungsprüfung, bei der Richtlinien-Dokumentation, bei der Wirtschaftsprüfung oder beispielsweise auch bei Projektanträgen beim Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung. „Dank Digitalisierung wird bei der NGO der Anspruch auf eine hohe Transparenz mit einem geringeren Kosteneinsatz erfüllt“, ist sich Carola Orszulik sicher.